Näin saat tapahtumasi sujumaan kuin tanssi

Musiikkitalon tekninen tuottaja Riku Malinen ja tapahtumatuottaja Marjo-Riitta Heino ovat yksimielisiä siitä, mikä on tärkeintä tapahtuman onnistumisen kannalta: “Ennakointi on kaiken A ja O”, toteavat Malinen ja Heino lähes yhdestä suusta.  “Unelma-asiakas tietää, mitä haluaa ja osaa kertoa sen meille selkeästi ja hyvissä ajoin. Aikataulujen suunnitteleminen yhdessä on erittäin tärkeää” Malinen kertoo.

Myös Heino korostaa yhdessä suunnittelemisen tärkeyttä: “Kun kaikki mahdolliset tilanteet on käyty ennakkoon läpi asiakkaan kanssa, voidaan tapahtumapäivänä juoksuttaa tapahtuma suunnitelman mukaan, ilman ylimääräistä säätöä.”

Tapahtuman kuvitteleminen mielessä auttaa

Heinon ohje asiakkaille onkin, että tapahtuma on hyvä käydä mielessä läpi kohta kohdalta, jotta aikataulut ja tarvittavat asiat selkeytyvät. Läpikäynnin voi aloittaa paikan päälle saapumisesta: miten tilaan pääsee, minne voi parkkeerata ja tarvitaanko liikkumiseen esimerkiksi kulkutunnisteita?

Seuraavaksi voidaan, miettiä tarvitaanko tapahtumalle esimerkiksi ilmoittautumistiski, kuka tekee nimikyltit ja mistä saadaan ajantasainen osallistujalista. Kun jokainen kohta tapahtumapaikalle saapumisessa on läpikäyty, voidaan kuvittelussa siirtyä tapahtumatilaan ja itse tapahtuman kulkuun. 

Läpikäynti kannattaa tehdä niin järjestäjän, vieraan kuin esiintyjänkin näkökulmasta, heillä kaikilla on erilaiset tarpeet. Esiintyjät saattavat tarvita esimerkiksi pukuhuonetiloja, ja vieraat taas saattavat hyötyä siitä, että heitä muistutetaan parkkimaksuista. 

Vaikka tapahtuman läpikäyminen mielessä auttaakin hahmottamaan tarpeita tapahtuman suhteen, ei kaikkea kuitenkaan tarvitse itse hoksata: Musiikkitalosta lähetetään aina hyvissä ajoin ennakkokysely tulevaan tapahtumaan liittyen. Kyselyssä käydään läpi kaikki oleellinen esiintyjäjärjestyksestä valaistustoiveisiin. Tärkeintä onkin siis muistaa vastata kyselyyn ajoissa ja kertoa toiveet mahdollisimman tarkasti!

Muistilista tapahtuman järjestämiseen

• Käy tapahtuman kulku mielessäsi läpi niin järjestäjän, osallistujan kuin esiintyjänkin näkökulmasta.
• Kerro toiveesi ja tarpeesi tapahtuman suhteen ajoissa ja selkeästi. Kaikkea saa kysyä!
• Vastaa tapahtumakyselyyn ajoissa.
• Järjestä esitysdiat samaan järjestykseen kuin esiintymisjärjestys. Ensimmäisen esiintyjän diat ovat tiedostossa ensimmäisensä jne.
• Jos esityksissä on videoita, toimita ne erillisinä tiedostoina.
• Ota selvää, tarvitsetko kulkutunnisteet tapahtumatilassa kulkemiseen.
• Pidä kirjaa osallistujista, ja muista ottaa osallistujalista mukaan tapahtumaan.
• Tulosta ja laminoi tarvittaessa nimikyltit osallistujille.
• Kerro vieraille, miten he pääsevät tapahtumapaikalle ja mistä lähimmät parkkipaikat löytyvät.
• Mieti, millaiset tarjoilut sopivat tilaisuuteen ja tilaa ne hyvissä ajoin.
• Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, rentoudu ja nauti tapahtumastasi!