Jätä pönötykset pois yritystapahtumasta

Tylsyyttömyystakuu

Mitä tapahtuu kun yleisö ottaa osallistujan roolin ja fläppitaulu kohtaa termostaatin? Lue suositun keynote-puhujan ja kouluttajan vinkit ja olet askelta lähempänä onnistunutta yritystapahtumaa.

Katleena Kortesuo on rohkea. Hänen koulutuksiaan koskee takuu: “Jos osallistujat pitävät osuuttani tylsänä tai hyödyttömänä, en veloita mitään. “ Tylsänä ei kuulemma kukaan ole pitänyt, mutta kerran hän puhui aiheen vierestä ja päätti olla veloittamatta mitään.

Kortesuo on yksi Suomen suosituimmista keynote-puhujista ja yrityskouluttajista. Yleisimmin hän kouluttaa ja puhuu kriisiviestinnästä ja median kohtaamisesta, somen asiantuntijanäkyvydestä ja henkilöbrändäyksestä sekä johdon esiintymis- ja vaikuttamistaidoista. Mutta vaikka kyse olisi yrityksen kriisiviestinnästä, ei hyvä puhuja voi sivuuttaa huumoria.

“En  mieti etukäteen, missä kohtaa voisi olla humoristinen, mutta huumori on tullut automaattisesti ja ajan myötä esityksiini. Aivan kuten käsienpesussa tehdään tietyt vaiheet, niin myös esityksessä. Kun olen kohdassa, jossa on mahdollisuus vitsailla, teen sen automaattisesti”, Kortesuo miettii.

Puhujan ja yleisön vuorovaikutus

Monissa yritystapahtumissa yleisölle annetaan mahdollisuus esittää kysymyksiä vasta esityksen jälkeen. Tämä ei Kortesuon mielestä ole lainkaan järkevää. ” Jos jollakulla herää kysymys vaikka kesken lauseeni, hän saa kysyä sen heti. Ei ole mitään järkeä hautoa omassa päässään asiaa, sen voi unohtaa kun kysymyksen aika olisi tai mikä pahinta, asian ehtii ajattelemaan ja muokkaamaan väärin omassa päässään”, Kortesuo napauttaa. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin huomioida mahdollisten kysymysten tulva ja niistä seuraava keskustelu, esitystä ei kannata mahduttaa joustamattomiin raameihin.

Kortesuo käyttää yleisön sijasta kuulijoistaan termiä osallistujat, koska vastapuolen tulee olla puhujan tavoin aktiivinen osapuoli. Onnistuneessa yritystapahtumassa puhuja seuraa jatkuvasti yleisön elekieltä ja reagoi nopeasti sen mukaan. “Ehkä eräs onnistuneimmista puhujahetkistäni oli se, kun yleisö istui valmiiksi jo ennen esityksen alkua taaksepäin nojaten ja kädet tiukasti puuskassa. Tämähän merkitsi minulle sitä, että heitä ei voisi vähempää kiinnostaa kuka täällä lavalla höpisee ja mitä. Kun sain tilanteen käännettyä siihen, että yleisö alkoi muuttua osallistujiksi, jotka vapauttivat kätensä ja alkoivat nojautua eteenpäin kiinnostuneena ja osa jopa hymyillen, tiesin että nappiin menee”, Kortesuo muistelee.

Esiintyjällä onkin tapahtuman tunnevastuu. Jos yleisö vaikuttaa kyllästyneeltä tai osa jopa kuorsaa, ei syy ole koskaan yleisön. Esiintyjän tehtävänä on johtaa tilannetta ja viedä sitä oikeaan suuntaan aina yleisön reagoinnin mukaan. Hyvä esiintyjä seuraa valppaasti kuulijoitaan ja osaa tarvittaessa muuttaa suuntaa tai vaihtaa vivahdetta.

“Tapahtumajärjestäjän kannattaa myös tilaisuuden ajankohtaa pohtiessaan huomioida, että yleensä ihmiset ovat energisimmillään ennen lounasta. Lounas uuvuuttaa monet. Jos tapahtuma on aamulla, jää osallistujille järkevästi aikaa hoitaa vielä päivän työt”, Kortesuo painottaa.

Ei rokkistarailua

Miten b2b-tapahtumajärjestäjän sitten kannattaisi huomioida esiintyjänsä? Laitetaanko backstagelle lempiherkut vai mikä olisi mukavaa kohtelua? Kortesuon mukaan puhujia ei tarvitse kohdella kuin rokkistaroja. Ainakin hänelle itselleen riittää, että perusjutut on hoidettu kunnolla. On hyvä kysyä, mitä välineistöä puhuja tarvitsee ja hoitaa tämän lisäksi tekniset jutut kuntoon, niin että esitystä ei tarvitse keskeyttää vinkuvan mikin tai kuivien tussien vuoksi. Pinnalla oleva keynote-puhujien rokkistarakohtelu menee Kortesuon mukaan jo vähän överiksi. Kunhan esitykseen tarvittavat perusasiat ovat kunnossa, puhujan pitäisi olla aivan tyytyväinen.

Asiat yleensä järjestyvät

Kokeneempikin keynote-puhuja ja kouluttaja saattaa aiheuttaa joskus tapahtumajärjestäjälle kommelluksia. Kaikesta yleensä kuitenkin selvitään, jos ei muuten, niin huumorilla. Jo vuonna 2000 kouluttajana aloittanut Kortesuo muistelee, että eräänkin kerran hän onnistui irrottamaan termostaatin patterista ihan vain fläppitelineellä. No tilaisuus jatkui ja tapahtumajärjestäjä hoiti korjaukset vaivihkaa taustalla. Toisella kertaa Kortesuo erehtyi sanomaan tilaisuudessa väärän asiakkaan nimen. Tästäkin selvittiin nauramalla.

Yritystilaisuudessa voi siis sattua ja tapahtua niin esiintyjän, osallistujan kuin tapahtumajärjestäjän puolesta. Virallisinkaan tilaisuus ei kuitenkaan mene pilalle oikeaan aikaan ajoitetusta ja tilanteeseen sopivasta huumorista.

Asiantuntijana jutussa toimi kouluttaja ja keynote-puhuja Katleena Kortesuo.

Järjestä yritystapahtuma Musiikkitalossa