Muistilistasta muistijälkeen
Tapahtuman järjestäjällä on liuta muistettavia asioita mielessä. Suurin osa näistä liittyy käytännön asioihin, tekniikkaan, puhujien valintaan, briiffaamiseen ja tarjoiluihin. Mutta päällimmäisenä mielessä saattaa pyöriä ajatus, mitä jos tapahtumani onkin ihan vaan ok, keskinkertaisen hyvä juttu, jota ei sen kummemmin jäädä muistelemaan?
Timanttinen yritystapahtuma ei koskaan ole sattuman varassa, unohtumattoman elämyksen takaa huolellinen suunnittelu ja etenkin tiettyjen asioiden huomioiminen.
Muokkaa tunteita
“Jokainen tapahtuma on muutoksentekoväline – jotain täytyisi muuttua osallistujassa. Tapahtuman täytyy herättää tunteita, koska tätä kautta syntyy tapahtuma, joka muistetaan”, kertoo tapahtumamarkkinoinnin ammattilainen Helena Wallo.
Osallistujien tunteisiin päästään kiinni konkreettisilla asioilla ja huolellisella taustatyöllä, alkaen tapahtuman kutsusta ja päättyen lopun kiitoksiin.
Mieti mitattavat tavoitteet, montako henkilöä tapahtumaan tahdotaan ja mitä tapahtumalla halutaan aikaansaada. Tapahtuman tavoitteet määräävät tapahtumasi rytmin. Haluatko energisoivaa ja rokkaavaa menoa, vai ennemminkin hienostelevan tyylikästä, kysyy Wallo.
Kun olet määrittänyt tapahtumasi tavoitteet, pureudu kohderyhmään. Keitä he ovat ja mikä heitä kiinnostaa. Kohderyhmän kiinnostuksen kohteet määrittävät puhujat ja esiintyjät. Briiffaa puhujat ja esiintyjät hyvin, jotta he voivat lunastaa tehtävänsä tapahtuman sisällöntuottajina. Puhujat ovat tapahtumassasi kuin ensiviulun soittajat konsanaan, Wallo korostaa.
Ota myös kaikki viisi aistia hyötykäyttöön ja synnytä tapahtumasta ainutlaatuinen kokemus vetoamalla yleisön kaikkiin aisteihin. Tila, sen somistus, valaistus, menu ja musiikki tuovat kaikki omalta osaltaan palasensa tunnelmien palapeliin, jonka järjestäjänä sinä toimit. Esimerkiksi juuri musiikki vaikuttaa vahvasti ihmisen mieleen ja musiikkia kannattaa hyödyntää rohkeasti b2b-tapahtumissa.
Esiintyjänä: Brändi
Yritystapahtumassa vieraat kohtaavat yrityksen brändin livenä. Emäntien ja isäntien työ on erityisen tärkeässä asemassa, sillä he toimivat yleisölle brändinsä kasvoina ja johtavat vuorovaikutuksen show’ta. Heidän tulee lunastaa brändilupaukset face-to-face tapahtuman alusta loppuun, myös tauoilla ja illallispöydässä.
Sana “kiitos” päättää kauniisti tapahtuman. Tämä ei kuitenkaan tarkoita vuoropuhelun päättymistä, sillä sitä on hyvä jatkaa yhdessä tapahtuman järjestäneen projektiryhmän kanssa ja analysoida, saavutettiinko halutut tavoitteet, Wallo huomioi. Yritystapahtuman vuoropuhelu jatkuu myös yleisön edustajien kanssa live-näkemisen jälkeen entistä mutkattomammin, ollaanhan tässä jo tuttuja!
Anna yleisölle pureskeltavaa
Vaikka tilaisuus olisi puhujapainotteinen, yleisö kannattaa ottaa mukaan – ainutkertaisten asioiden yhdessä tekeminen ja kokeminen jää pelkkää kuuntelua paremmin mieleen.
Tapahtumaa ei kannata myöskään suunnitella aivan jokaista pientä yksityiskohtaa myöten, ihmisille ja sattumille on hyvä jättää väljää tilaa. Ja huolimatta kiitettävästä etukäteissuunnittelusta sattumia saattaa silti ilmaantua – ylimääräisten yllätysten ilmaantuminen voi kuitenkin jopa vahvistaa tilaisuuden omaleimaisuutta.
“Jokaista yritystapahtumaa voisi oikeastaan verrata ainutkertaiseen live-esitykseen, jossa on aina eri soittajat, tila ja kuulijakunta, joten käsikirjoituksesta poikkeamiseen täytyy vain tottua”, Wallo rohkaisee. Jos olet tehnyt etukäteisvalmistelut huolella, luota rohkeasti itseesi, tapahtuman muihin järjestäjiin ja mikä tärkeintä, myös yleisöön.
Asiantuntijana jutussa toimi tapahtumakouluttaja ja -markkinoija Helena Wallo.
