Nämä 10 asiaa takaavat tapahtuman onnistumisen

Selkeät tavoitteet

Onnistuneen tapahtuman osatekijöistä kaksi ensimmäistä liittyy tavoitteisiin:

1. Kohderyhmän odotukset

Kohderyhmän ja sen odotusten tunteminen auttaa sinua määrittelemään tapahtuman tavoitteet. Mitä tavoitteita ja toiveita yleisölläsi on? Selvitä ne, ja voit ideoida mielenkiintoisen ohjelman, joka houkuttelee osallistujia.

2. Omat tavoitteet

Mitattavat tavoitteet ohjaavat tapahtuman suunnittelua ja antavat raamit kaikelle tekemiselle. Mittarien avulla voit osoittaa miten hyvin tapahtumasi todellisuudessa onnistui.

Toimivat puitteet

Seuraavat menestymistä edistävät asiat liittyvät tapahtumasi puitteisiin:

3.Teeman valinta

Valitse teema, joka innostaa yleisöäsi. Toteuta se yrityksesi brändiin sopivalla tyylillä. Hyödynnä teemaa kutsuissa, tapahtuman ohjelmassa ja toteutustavassa sekä jälkihoidossa.

4. Sopiva ajankohta

Oikea päivämäärä, viikonpäivä ja kellonaika ovat tapahtumasi onnistumisen kannalta todella tärkeät. Tapahtumasi kilpailee kalenteriajasta, joten valitse ajoitus niin, että osallistuminen on kohderyhmällesi helppoa ja mukavaa.

5. Kiinnostava tapahtumapaikka

Tapahtumapaikan valinta on itsessään viesti. Valitse viihtyisät tilat, joihin on helppo tulla. Mielenkiintoinen tapahtumatila tekee vaikutuksen, koska siellä halutaan viettää aikaa.

Vakuuttava toteutus

Huolella harkittu ohjelma, esiintyjät, esitystekniikan hyödyntäminen ja yllätyksellisyys ovat onnistuneen tapahtuman kovaa ydintä:

6. Vaikuttava ohjelma

Kiinnostava ohjelma on tapahtumasi tärkein vetonaula. Panosta ohjelman monipuolisuuteen ja moniaistillisuuteen, tarjoiluja unohtamatta. Kun tarjoat sujuvasti etenevän ja rytmiltään vaihtelevan ohjelman, yleisösi viihtyy.

7. Valovoimaiset esiintyjät

Hyvät puhujat, juontajat ja mahdollisten ohjelmanumeroiden esittäjät kohottavat tunnelmaa. Vaikka et voisikaan käyttää tunnettuja kasvoja, panosta esiintyjien huolelliseen ohjeistamiseen.

8. Toimiva tekniikka

Esitystekniikan mahdollisuuksien hyödyntäminen tuottaa moniaistillisia elämyksiä, jotka inspiroivat sekä esiintyjiä että yleisöä. Käytä valaistusta, ääniä ja kuvaa muutenkin kuin varsinaisen esitysmateriaalin tukena.

9. Yllätyksellisyys

Voit ilahduttaa yleisöäsi esimerkiksi yllättävillä ohjelmanumeroilla tai esiintyjillä. Mielenkiintoa voi ylläpitää myös ottamalla sekä läsnä olevan että mahdollisen etäyleisön mukaan ohjelman etenemiseen.

Mieleenjäävä kiitos

Vaikka tapahtuma on ohi, voit vielä vaikuttaa yleisöösi kiittämällä sekä osallistujia että esiintyjiä:

10. Osallistujien kiittäminen

Aito ja lämmin kiitos osallistujille sekä tapahtuman loppuessa että sen jälkeen on aina paikallaan. Vahvista muistijälkeä tarjoamalla esimerkiksi kuva- tai videokooste tapahtuman parhaista paloista.