Antoisa yritystapahtuma muistetaan, ja siksi se vaikuttaa kohderyhmäänsä kauan. Onnistunut tapahtuma etenee luontevasti ja yllättää yleisönsä myönteisesti.
Selkeät tavoitteet
Onnistuneen tapahtuman osatekijöistä kaksi ensimmäistä liittyy tavoitteisiin:
1. Kohderyhmän odotukset
Kohderyhmän ja sen odotusten tunteminen auttaa sinua määrittelemään tapahtuman tavoitteet. Mitä tavoitteita ja toiveita yleisölläsi on? Selvitä ne, ja voit ideoida mielenkiintoisen ohjelman, joka houkuttelee osallistujia.
2. Omat tavoitteet
Mitattavat tavoitteet ohjaavat tapahtuman suunnittelua ja antavat raamit kaikelle tekemiselle. Mittarien avulla voit osoittaa miten hyvin tapahtumasi todellisuudessa onnistui.
Toimivat puitteet
Seuraavat menestymistä edistävät asiat liittyvät tapahtumasi puitteisiin:
3.Teeman valinta
Valitse teema, joka innostaa yleisöäsi. Toteuta se yrityksesi brändiin sopivalla tyylillä. Hyödynnä teemaa kutsuissa, tapahtuman ohjelmassa ja toteutustavassa sekä jälkihoidossa.
4. Sopiva ajankohta
Oikea päivämäärä, viikonpäivä ja kellonaika ovat tapahtumasi onnistumisen kannalta todella tärkeät. Tapahtumasi kilpailee kalenteriajasta, joten valitse ajoitus niin, että osallistuminen on kohderyhmällesi helppoa ja mukavaa.
5. Kiinnostava tapahtumapaikka
Tapahtumapaikan valinta on itsessään viesti. Valitse viihtyisät tilat, joihin on helppo tulla. Mielenkiintoinen tapahtumatila tekee vaikutuksen, koska siellä halutaan viettää aikaa.
Vakuuttava toteutus
Huolella harkittu ohjelma, esiintyjät, esitystekniikan hyödyntäminen ja yllätyksellisyys ovat onnistuneen tapahtuman kovaa ydintä:
6. Vaikuttava ohjelma
Kiinnostava ohjelma on tapahtumasi tärkein vetonaula. Panosta ohjelman monipuolisuuteen ja moniaistillisuuteen, tarjoiluja unohtamatta. Kun tarjoat sujuvasti etenevän ja rytmiltään vaihtelevan ohjelman, yleisösi viihtyy.
7. Valovoimaiset esiintyjät
Hyvät puhujat, juontajat ja mahdollisten ohjelmanumeroiden esittäjät kohottavat tunnelmaa. Vaikka et voisikaan käyttää tunnettuja kasvoja, panosta esiintyjien huolelliseen ohjeistamiseen.
8. Toimiva tekniikka
Esitystekniikan mahdollisuuksien hyödyntäminen tuottaa moniaistillisia elämyksiä, jotka inspiroivat sekä esiintyjiä että yleisöä. Käytä valaistusta, ääniä ja kuvaa muutenkin kuin varsinaisen esitysmateriaalin tukena.
9. Yllätyksellisyys
Voit ilahduttaa yleisöäsi esimerkiksi yllättävillä ohjelmanumeroilla tai esiintyjillä. Mielenkiintoa voi ylläpitää myös ottamalla sekä läsnä olevan että mahdollisen etäyleisön mukaan ohjelman etenemiseen.
Mieleenjäävä kiitos
Vaikka tapahtuma on ohi, voit vielä vaikuttaa yleisöösi kiittämällä sekä osallistujia että esiintyjiä:
10. Osallistujien kiittäminen
Aito ja lämmin kiitos osallistujille sekä tapahtuman loppuessa että sen jälkeen on aina paikallaan. Vahvista muistijälkeä tarjoamalla esimerkiksi kuva- tai videokooste tapahtuman parhaista paloista.
