Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet

Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet Musiikkitalossa, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet

I. Rekisterinpitäjä

Helsingin Musiikkitalo Oy, Mannerheimintie 13 A, 00100 Helsinki, Y-tunnus 2349831-5, puh. 020 707 0400www.musiikkitalo.fi

II. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Myynti- ja markkinointipäällikkö Juha Paaso, puh. 020 707 0405, juha.paaso(at)musiikkitalo.fi

III. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Helsingin Musiikkitalo Oy käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohdan mukaisesti seuraavin perustein:

Suostumus: Voimme käsitellä antamiasi tietoja tai havainnoituja tietoja suostumuksesi perusteella tai alla mainitun oikeutetun edun perusteella muun muassa markkinointitarkoituksessa. Mikäli käsittelyn tarkoitus muuttuu, pyydämme sinulta uuden suostumuksen. Henkilötietojen antaminen perustuu antamasi suostumukseen, jotta voimme palvella sinua paremmin. Ilmoitamme suostumuksen pyytämisen yhteydessä, mikäli jokin tieto on välttämätön esimerkiksi uutiskirjeiden tilaamiseksi.

Sopimus: Käsittelemme antamiasi tietoja täyttääksemme sopimuksen mukaiset velvoitteemme palvelusta tai tuotteesta, jonka olet meiltä tilannut. Henkilötietojen antaminen perustuu silloin sopimukseen, jotta Musiikkitalo voi toimia sopimuksen mukaisesti ja laskuttaa sopimuksen mukaisista palveluista. Sopimuksen toteuttaminen ei pääsääntöisesti ole mahdollista ilman, että Musiikkitalo käsittelisi henkilötietojasi. Henkilötietojen toimittaminen on pääsääntöisesti sopimuksen tekemisen edellytys.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietojasi palveluiden toteuttamiseen, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun hoitamiseen ja kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä markkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat Musiikkitalon liiketoiminnan kannalta välttämättömiä, ja siten Musiikkitalon oikeutetun edun mukaisia. Etu on lainmukainen (elinkeinovapaus).

Käyttötarkoitus ja tietolähteet

IV. Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen tiedot kerätään

Rekisterimme sisältää tietoja Musiikkitalon asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista.

Keräämme vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Keräämme antamiasi tietoja muun muassa palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, asiakastuen hoitamiseksi, liiketoiminnan kehittämiseksi ja suunnittelemiseksi, myynnin edistämiseksi sekä markkinointiin.

Keräämme myös antamiasi tietoja kohdentaaksemme sisältöä ja markkinointia sinun mieltymyksiä paremmin vastaavaksi.

Keräämme seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Demografiatiedot, kuten arvo tai ammatti, ikäryhmä ja äidinkieli. Mikäli edustat organisaatiota, rekisteriin tallennetaan myös tieto organisaatiosi toimialasta sekä organisaatiosi liikevaihtoa koskeva tieto.
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot
  • Yksi rekisteröitävään liitettävä tunnistetieto
  • Luvat ja suostumukset
  • Estotiedot
  • Muut suostumuksellasi kerätyt tiedot

Rekisteri voi sisältää myös ilmoittamiasi kiinnostusalueita koskevia tietoja.

Tiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Lisäksi kolmannet osapuolet, jotka ovat pyytäneet henkilötietojen luovuttamiseen sinun suostumuksesi, luovuttavat meille tietoja. Tällaisia kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi lipunmyyntikumppanit.

Rekisterissä olevia nimi- ja osoitetietoja päivitetään lisäksi osoitetietojärjestelmistä tietojen täsmällisyyden varmistamiseksi.

V. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietojasi voidaan siirtää tai luovuttaa, mikäli olet antanut nimenomaisen suostumuksen tähän.

Voimme myös luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolisille yrityksille, organisaatioille tai henkilöille, mikäli tietojen käyttö, säilyttäminen tai paljastaminen on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka laillisten oikeuksiemme suojelemiseksi.

Musiikkitalo pyytää aina rekisteröidyltä erikseen suostumusta luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille. Tässä kohdassa tarkoitettuja kolmansia osapuolia ovat Musiikkitalon yhteistyökumppanit; eli tilaisuuden tapahtumajärjestäjä, Musiikkitalon lipunmyyntikumppani (Ticketmaster Suomi Oy) ja Musiikkitalon ravintoloitsija (Restel Ravintolat Oy). Musiikkitalo ilmoittaa aina erikseen suostumusta pyytäessään, kenelle tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn suostumuksen perusteella.

Musiikkitalon ravintoloitsija käsittelee henkilötietoja Musiikkitalon puolesta ravintolapalveluiden tuottamiseksi. Ravintoloitsija käsittelee vain palveluiden tarjoamiseksi välttämättömiä tietoja. Musiikkitalon ja ravintoloitsijan välisessä sopimuksessa on asetettu teknisiin ja organisatorisiin tietoturvakeinoihin liittyviä vaatimuksia tietojen suojaamiseksi.

Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

VI. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, käsittelemme tietojasi, kunnes olet esimerkiksi peruuttanut uutiskirjeen tilauksen tai kunnes olet peruuttanut suostumuksen.  

Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin henkilö toimii sellaisissa työtehtävissä tai sellaisessa asemassa, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy, eikä hän ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää. Mikäli kieltäydyt markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Mikäli käsittelemme tietoja sopimuksen johdosta, käsittelemme tietojasi niin kauan kuin meillä on voimassa oleva sopimus. Sopimuksen päättymisen jälkeen käsittelemme tietojasi kyseisen tilikauden aikana liiketoiminnallisista syistä. Laskutustiedot säilytämme yleensä 10 vuotta.

Mikäli olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen toimimme lainsäädännön mukaisesti.

Tietosuoja

VII. Tietojen suojaaminen

Rekisteri on sähköisessä muodossa. Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tietosi on suojattu muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käytön ja asianmukaisen kulunvalvonnan avulla.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Valitsemme myös alihankkijamme ja sopimuskumppanimme huolellisesti.

Oikeudet

VIII. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköpostinviestin lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittaa kieltäytymisestä osoitteessa tietosuoja(at)musiikkitalo.fi.

Vastustamisoikeus, oikeus rajoittaa käsittelyä ja suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa tietosuoja(at)musiikkitalo.fi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Musiikkitalo ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.  Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.

IX. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Musiikkitalo voi käyttää tietojasi automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin.

X. Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Musiikkitalon henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet, kun henkilötietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet

I. Rekisterinpitäjä

Helsingin Musiikkitalo Oy, Mannerheimintie 13 A, 00100 Helsinki, Y-tunnus 2349831-5, puh. 020 707 0400www.musiikkitalo.fi

II. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Myynti- ja markkinointipäällikkö Juha Paaso, puh. 020 707 0405, juha.paaso(at)musiikkitalo.fi

III. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Helsingin Musiikkitalo Oy käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohdan mukaisesti seuraavin perustein:

Suostumus: Voimme käsitellä antamiasi tietoja tai havainnoituja tietoja suostumuksesi perusteella tai alla mainitun oikeutetun edun perusteella muun muassa markkinointitarkoituksessa. Mikäli käsittelyn tarkoitus muuttuu, pyydämme sinulta uuden suostumuksen. Henkilötietojen antaminen perustuu antamasi suostumukseen, jotta voimme palvella sinua paremmin. Ilmoitamme suostumuksen pyytämisen yhteydessä, mikäli jokin tieto on välttämätön esimerkiksi uutiskirjeiden tilaamiseksi.

Sopimus: Käsittelemme antamiasi tietoja täyttääksemme sopimuksen mukaiset velvoitteemme palvelusta tai tuotteesta, jonka olet meiltä tilannut. Henkilötietojen antaminen perustuu silloin sopimukseen, jotta Musiikkitalo voi toimia sopimuksen mukaisesti ja laskuttaa sopimuksen mukaisista palveluista. Sopimuksen toteuttaminen ei pääsääntöisesti ole mahdollista ilman, että Musiikkitalo käsittelisi henkilötietojasi. Henkilötietojen toimittaminen on pääsääntöisesti sopimuksen tekemisen edellytys.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietojasi palveluiden toteuttamiseen, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun hoitamiseen ja kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä markkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat Musiikkitalon liiketoiminnan kannalta välttämättömiä, ja siten Musiikkitalon oikeutetun edun mukaisia. Etu on lainmukainen (elinkeinovapaus).

Käyttötarkoitus

IV. Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen tiedot kerätään

Rekisterimme sisältää tietoja Musiikkitalon asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista.

Keräämme vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Keräämme antamiasi tietoja muun muassa palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, asiakastuen hoitamiseksi, liiketoiminnan kehittämiseksi ja suunnittelemiseksi, myynnin edistämiseksi sekä markkinointiin.

Keräämme myös antamiasi tietoja kohdentaaksemme sisältöä ja markkinointia sinun mieltymyksiä paremmin vastaavaksi.

Keräämme seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Demografiatiedot, kuten arvo tai ammatti, ikäryhmä ja äidinkieli. Mikäli edustat organisaatiota, rekisteriin tallennetaan myös tieto organisaatiosi toimialasta sekä organisaatiosi liikevaihtoa koskeva tieto.
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot
  • Yksi rekisteröitävään liitettävä tunnistetieto
  • Luvat ja suostumukset
  • Estotiedot
  • Muut suostumuksellasi kerätyt tiedot

Rekisteri voi sisältää myös ilmoittamiasi kiinnostusalueita koskevia tietoja.

Rekisterissä olevia nimi- ja osoitetietoja päivitetään lisäksi osoitetietojärjestelmistä tietojen täsmällisyyden varmistamiseksi.

Tietolähteet

V. Tietolähteet

Sinuun liittyviä tietoja kerätään lipunoston tai sopimuksen tekemisen yhteydessä, uutiskirjetilausten, tuotteiden ja palvelujen käytön ja asiakaspalvelun yhteydessä sekä osallistuessasi esimerkiksi tuote- tai palvelukehitykseen, kampanjoihin, tutkimuksiin tai kyselyihin.

Sinuun liittyviä tietoja syntyy Musiikkitalon tietojärjestelmiin myös Musiikkitalon verkkopalvelujen käytön yhteydessä sekä Musiikkitalon sisältöjä ulkoisissa verkkopalveluissa käyttäessäsi.

Tietojasi päivitetään ja tarkistetaan niiden oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi.

Sinuun liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa
tapauksissa informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

VI. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietojasi voidaan siirtää tai luovuttaa, mikäli olet antanut nimenomaisen suostumuksen tähän.

Voimme myös luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolisille yrityksille, organisaatioille tai henkilöille, mikäli tietojen käyttö, säilyttäminen tai paljastaminen on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka laillisten oikeuksiemme suojelemiseksi.

Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

VII. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, käsittelemme tietojasi, kunnes olet esimerkiksi peruuttanut uutiskirjeen tilauksen tai kunnes olet peruuttanut suostumuksen.  

Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin henkilö toimii sellaisissa työtehtävissä tai sellaisessa asemassa, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy, eikä hän ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää. Mikäli kieltäydyt markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Mikäli käsittelemme tietoja sopimuksen johdosta, käsittelemme tietojasi niin kauan kuin meillä on voimassa oleva sopimus. Sopimuksen päättymisen jälkeen käsittelemme tietojasi kyseisen tilikauden aikana liiketoiminnallisista syistä. Laskutustiedot säilytämme yleensä 10 vuotta.

Mikäli olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen toimimme lainsäädännön mukaisesti.

Tietosuoja

VIII. Tietojen suojaaminen

Rekisteri on sähköisessä muodossa. Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tietosi on suojattu muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käytön ja asianmukaisen kulunvalvonnan avulla.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Valitsemme myös alihankkijamme ja sopimuskumppanimme huolellisesti.

Oikeudet

IX. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköpostinviestin lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittaa kieltäytymisestä osoitteessa tietosuoja(at)musiikkitalo.fi.

Vastustamisoikeus, oikeus rajoittaa käsittelyä ja suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa tietosuoja(at)musiikkitalo.fi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Musiikkitalo ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.  Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.

X. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Musiikkitalo voi käyttää tietojasi automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin.

XI. Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi