Sopivien vuokrattavien tilojen valinta on yksi tapahtuman onnistumisen tärkeimmistä päätöksistä. Tapahtumatilaa etsiessäsi kannattaa huomioida ainakin tapahtuman luonne ja osallistujamäärä, tilan toimivuus, tekniikka, tarjoilut ja saavutettavuus.
Vuokrattavan tilan valinta alkaa tapahtuman tarpeista
Vuokrattavaa tilaa valittaessa kannattaa ihan ensimmäiseksi pysähtyä miettimään, mitä kaikkea tilalta vaaditaan, jotta tapahtumasta tulee onnistunut. Kuinka suuri joukko ihmisiä tapahtumaan on tulossa? Onko tapahtumassa ohjelmaa, ja jos on, niin millaista? Tarvitaanko tapahtumatekniikkaa, kuten valaistusta tai äänentoistoa? Miten vieraat pääsevät tapahtumapaikalle? Millaista tunnelmaa tapahtumaan halutaan? Millaisia tarjoiluja tapahtumaan tarvitaan?
Näihin kysymyksiin vastaaminen antaa hyvät raamit vuokrattavalle tilalle. Kun raamit ovat selkeät, täydellisen tilan löytäminen on huomattavasti helpompaa.
Tilan koko ja toimivuus ratkaisevat
Osallistujamäärä on yksi tärkeimmistä tilan valintaan vaikuttavista tekijöistä, mutta pelkkä neliömäärä ei vielä kerro, sopiiko tila tapahtumaan. Mieti myös, miten tila halutaan kalustaa ja mitä siellä tapahtuu. Tarvitaanko esimerkiksi esiintymislavaa, tilaa ryhmätyöskentelylle tai mahdollisuutta vaihtaa tilajärjestystä tapahtuman aikana?
Hyvin toimiva tapahtumatila antaa osallistujille riittävästi tilaa liikkua ja osallistua ohjelmaan, mutta ei tunnu liian suurelta tapahtuman kokoon nähden. Myös tilan muunneltavuus voi olla tärkeää, jos tapahtuman ohjelma vaihtelee päivän aikana. Pohdi myös tunnelmaa – haluatko modernin ja yksinkertaisen tilan vai kenties kotoisan ja rustiikkisen? Tilan tunnelma vaikuttaa valtavasti vieraiden kokemukseen tapahtumasta. Miljöö ja tarjoilut ovat asioita, jotka jäävät tapahtumasta usein vahvimmin mieleen.
Huomioi tarjoilut jo tilaa valitessa
Vuokratilaa valittaessa kannattaa miettiä myös tarjoiluja ja ruokailua. Miten tilaan mahtuu ruokailemaan? Onko siellä mahdollisuus säilyttää ruokaa tai jopa valmistaa sitä? Saako tilaan tuoda omia tarjottavia vai onko tarjoilut tilattava tapahtumapaikasta? Myös tarjoilujen vaatima tila kannattaa huomioida: mahtuuko tilaan esimerkiksi buffetpöytä tai erillinen tila kahvitarjoiluille?
Erityisruokavaliot on hyvä ottaa huomioon jo tilaa ja tarjoiluja suunniteltaessa. Selvitä myös etukäteen, miten tarjoilut järjestetään ja kuka niistä vastaa.
Esimerkiksi Musiikkitalossa tarjoilut tulee aina tilata Musiikkitalon ravintolapalveluiden kautta.
Tarkista tilan tekniset mahdollisuudet
Tapahtuman ohjelma vaikuttaa myös siihen, millaista tekniikkaa tilalta tarvitaan. Mieti etukäteen, tarvitaanko tapahtumassa esimerkiksi äänentoistoa, valaistusta, esitystekniikkaa tai striimausmahdollisuutta. Jos ohjelmassa on esiintyjiä tai puheenvuoroja, kannattaa selvittää myös, millainen lava ja äänentoisto tilassa on käytettävissä.
Kannattaa tarkistaa myös, sisältyykö tarvittava tekniikka tilavuokraan vai tuleeko siitä erillisiä kustannuksia. Entä kuka huolehtii tekniikasta tapahtuman aikana? Kun tekniset tarpeet ovat selvillä jo tilaa varattaessa, vältytään ikäviltä yllätyksiltä myöhemmin. Musiikkitalossa tapahtumien teknisestä toteutuksesta huolehtii talon oma tekninen tiimi.
Sijainti, sijainti, sijainti – näin saavut helposti tapahtumaan
Tapahtumatilan sijainnilla on suuri merkitys siihen, kuinka helposti vieraat pääsevät paikalle. Mitä kauempaa tapahtumaan saavutaan, sitä tärkeämpää on, että vuokrattavat tilat sijaitsevat hyvien kulkuyhteyksien varrella.
Mieti, miten tapahtumapaikalle saavutaan julkisilla liikennevälineillä, autolla tai esimerkiksi junalla muualta Suomesta. Keskeinen sijainti ja hyvät kulkuyhteydet tekevät tapahtumaan saapumisesta sujuvaa. Helppo saapuminen vaikuttaa myös siihen, kuinka houkuttelevaksi tapahtumaan osallistuminen koetaan. Huonojen kulkuyhteyksien päässä olevaan paikkaan moni voi jättää tulematta.
Myös tilan saavutettavuus kannattaa selvittää etukäteen. Onko tapahtumatilaan esteetön kulku? Löytyvätkö läheltä esteettömät pysäköintipaikat? Entä ovatko opasteet selkeät ja tilat helppokulkuiset? Kun saavutettavuus on huomioitu, jokainen vieras voi osallistua tapahtumaan mahdollisimman vaivattomasti.
Musiikkitalolle on helppo saapua mistä suunnasta tahansa – myös raitiovaunulla, bussilla, pyörällä tai kävellen. Autoilijat voivat pysäköidä Aimo Park Finlandiaan, jonka pysäköintihallista pääsee suoraan Musiikkitalon sisätiloihin. Lue lisää saavutettavuudesta Musiikkitalon saapumisohjeista.
Onnistunut tapahtuma alkaa sopivasta tilasta
Oikean tilan valinta vaikuttaa merkittävästi tapahtuman tunnelmaan ja osallistujien kokemukseen. Tilaa valitessa kannattaa huomioida ainakin tapahtuman koko ja luonne, tilan toimivuus, tekniikka, tarjoilut, sijainti ja saavutettavuus.
Musiikkitalosta löytyy vuokrattavia tiloja monenlaisiin tapahtumiin intiimeistä kokouksista suuriin gaaloihin. Monipuoliset tilat, toimiva tekniikka, keskeinen sijainti ja ammattitaitoinen palvelu tekevät tapahtuman järjestämisestä sujuvaa. Musiikkitalossa kaikki tapahtuman toteutukseen tarvittavat palvelut löytyvät saman katon alta.
Kun tapahtuman tarpeet ovat selvillä, on vuokrattavan tilan valinta huomattavasti helpompaa. Tutustu Musiikkitalon vuokrattaviin tiloihin ja löydä tapahtumaasi sopiva tila.
