Vinkkimme tapahtuman toteuttamiseen minibudjetilla.
Onnistuneen tapahtuman järjestäminen ei vaadi rajattomia resursseja, hyvin mietityt yksityiskohdat riittävät. Lue vinkit ikimuistoisen tapahtuman järjestämiseen pienellä budjetilla!
Luo tunnelmaa tapahtumatilaan
Valitse tapahtumallesi sopivan kokoinen tila. Liian iso tila saattaa tuntua kolkolta ja liian pieni taas ahtaalta. Musiikkitalossa on useita erikokoisiin tilaisuuksiin sopivia tiloja, jotka voidaan myös valaista upeasti. Valaistuksella onkin suuri merkitys tunnelman kannalta – onhan illallinen kynttilän valossa täysin eri asia kuin vaikka luisteputkivalaisimien alla. Musiikkitalossa on mahdollista valita valaistuksen väriksi vaikkapa organisaatiosi värit. Kannattaa tuoda mukana samansävyiset servietit ja pöytäliinat viimeistelemään vaikutelmaa!
Valaistuksen lisäksi musiikki on tehokas ja helppo tunnelman luoja. Musiikilla on voima ohjata tunnelmaa oikeaan suuntaan: nopeatempoinen musiikki energisoi ja rauhallinen taas rentouttaa, ja biletunnelman nostattamisessa musiikki on lyömätön väline! Musiikkitalon järjestelyt ovat tietenkin tip top, sillä meiltä saat helposti tilattua tapahtumaasi vaikkapa jousikvarteton tai jazz-yhtyeen, tai voimme soittaa omaa soittolistaanne huippuäänentoistomme kautta.
Ota vieraasi vastaan henkilökohtaisesti
Tapahtumaan osallistuminen vieraassa paikassa saattaa olla jännittävää. Mistä pitikään mennä sisään? Missä tapahtumatila on? Minne voin jättää tavarat ja vaatteet? Onkohan paikalla ketään tuttuja? Jännitys helpottaa jos vieraita on vastassa ihminen, joka neuvoo ja opastaa vieraita paikan päällä. Voit esitellä erityisesti yksin saapuvia vieraita toisilleen tai opastaa heitä pöytään, jossa on jo muita vieraita. Näin kenenkään ei tarvitse tuntea oloaan ulkopuoliseksi, vaan kaikki vieraat pääsevät heti mukaan tunnelmaan.
Osallista vieraasi
Erilaiset tutustumisleikit ja osallistavat ohjelmat saattavat kuulostaa aluksi vaivaannuttavilta, mutta jään rikkominen kannattaa. Juhlissa ja tapahtumissa kysymys on ihmisten kohtaamisesta: mitä enemmän ihmiset kokevat tulleensa kohdatuiksi, kuulluiksi ja nähdyiksi sitä muistorikkaampi tapahtumasta tulee. Panostaminen siihen, että ihmiset tulevat tutuiksi toisilleen, on vaivan arvoista. Tutustumisen jälkeen tunnelma vapautuu ja energiatasot nousevat. Jos saat vieraasi jakamaan kokemuksia keskenään, voi tapahtuman kanssakäymisistä tulla parhaimmillaan hyvinkin merkityksellisiä.
Ruoka kruunaa kokonaisuuden
Tosiasia on, että ruoka ja juoma ovat yksi tapahtumien juhlien odotetuimmista asioista. Jos budjetti tai aika ei anna periksi, ei hätää, yksinkertaisiinkin tarjottaviin voi tuoda elämyksellisyyttä luovuudella ja viimeistelyllä. Esimerkiksi sapaslautaset ovat todella näyttäviä mutta suhteellisen edullisia tarjottavia. Kun juustot, oliivit, hedelmät ja leikkeleet asetellaan laudalle näyttäviksi keoiksi, näyttää kattaus suorastaan pursuavan runsautta. Lautasten tekeminen on helppoa, koska tarjottavia ei tarvitse esivalmistaa, pelkkä asettelu riittää.
Jos tarjottavat ovat muuten yksinkertaiset, nostaa korkea kukka-asetelma kattauksen uudelle tasolle. Kukka-asetelman voi tilata tapahtuman teemaväreissä, jolloin se yhdessä valaistuksen ja lautausliinojen kanssa muodostaa näyttävän kokonaisuuden. Pelkkä yksinkertainen kahvikattaus tulee ihanan värikkääksi ja näyttäväksi, kun valitsee keksin sijasta tarjottavaksi Macaron-leivoksen. Ruoan ja juoman suhteen ei onneksi tarvitse pärjätä yksin, sillä apua on saatavilla. Musiikkitalossa on loistava ravintolapalvelu, joka auttaa mielellään suunnittelemaan juuri teidän tapahtumalle sopivat tarjoilut.
Panosta tunnelmaan
Edes hulppeat puitteet tai tarjottavat eivät pelasta tapahtumaa, jos tunnelma jää ankeaksi. Panosta siis ennen kaikkea tunnelman luomiseen. Valitse oikeanlaiset tunnelmanluojat musiikista valaistukseen, kannusta osallistujia keskusteluihin ja aktiivisuuteen ja ilahduta tarjottavilla. Oli tapahtumasi sitten pieni tai suuri, Musiikkitalon ammattilaiset ovat apunasi ja auttavat sinua nostamaan tapahtumasi tunnelman kattoon saakka.
