Nyt saa tirkistellä: jaamme käyttöönne kaikki aikataulut, muistiinpanot ja suunnitelmat omasta pikkujoulugaalastamme.
Tunnemme tuotteemme kuin omat taskumme, sillä olemme järjestäneet itsekin lukuisia tapahtumia talossamme. Yksi niistä oli pikkujoulugaala Musiikkitalo Service Academy Awards 2019. Halusimme jakaa avoimesti omien pikkujoulujemme aikataulun ja sen kaikki tekniset ja tuotannolliset speksit: toivottavasti joku saa niistä apua suunnitteluun joko vertailukohtana tai suoraan lainaamalla.
Järjestimme gaalan usean eri organisaation työntekijöille, ja siksi gaalaa toivottiin iltapäivään toimistotyöpäivien sisälle. Osallistujat pääsivät jatkamaan työpäivän jälkeen joko kotiin tai vapaamuotoiseen illanviettoon. Tapahtuma pidettiin hyvin tiiviinä, ja siksi panostimme erinomaiseen juontajaan esiintyjien sijasta. Gaala soveltuu luontevimmin kuitenkin iltatapahtumaksi, jossa on myös illallistarjoilut.
Kurkkaa, kuinka tapahtuma toteutettiin:
Suunnittelun aikataulu
Toukokuu:
Vastuuhenkilöt
Teemoittelu ja konseptin luominen
Päivän lukkoon lyöminen, varaukset kalenteriin
Syyskuu:
Budjetti, ohjelmaraakile
Lokakuu:
Aikataulutus, juontajan etsiminen, ilme gaalalle, kutsujen ja esitysmateriaalin luonnostelu
Marraskuu:
7.11. Juontajan lukkoon lyöminen, tarjoiluiden tilaus ravintoloitsijalta, palkintopokaalien tilaus
14.11. Kutsujen lähetys, ilmoittautumisten ja äänestämisen aloitus
15.11. Tietovisan tekeminen ja palkintojen hankkiminen
19.11. Muistutuskutsu, juontokorttien ja esitysmateriaalin tekeminen (pl. palkittavien nimet), taustamusiikin valinnat ja fanfaarin tilaus äänimestarilta
28.11. Muistutus: viimeinen päivä ilmoittautua mukaan (ja äänestää)
29.11. Allergiat ja osallistujamäärä ravintoloitsijalle, äänestyslomakkeiden läpikäynti, esitysmateriaaliin ja juontokortteihin palkittavien nimien täydennys sekä aikataulutus, juoksutus ja esitysmateriaali tapahtumahenkilökunnalle
Joulukuu:
3.12. Juontaja paikalle katsomaan tilat ja käymään tilaisuuden juoksutus läpi + järjestäjäporukalla viimeinen läpikäynti tapahtumasta ja tsekkaukset
5.12. Service Academy Awards (oma aikataulu alla)
9.11. Kiitokset, video tapahtumasta osallistujille ja palautelomakkeen lähetys
Tapahtumapäivän aikataulu
9.00 Kalusteiden roudaus (pax 75)
10.30 Pöytien liinoitus ja tuikut
11.00 Tekniikan valorakennus sekä projisoinnin ja taustamusiikin läpikäynti ja testaus
14.00 Juontajan saapuminen ja ohjaaminen pukuhuoneeseen
14.10 Tarjoiluiden esillepanot, somistusten viilaamista
14.15–14.45 Läpimeno juontajan ja tekniikan kanssa
14.45 Ovet auki, vieraat paikalla
15–17 Gaala, oma aikataulu alla
17–18 Purku
Tapahtuman juoksutus ja ohjelma
14.45–15.05 Emännät ovat ovella vastaanottamassa vieraat ja kilistävät saapuvien kanssa kuohuglögillä ja ohjaavat buffetpöytään. Pöydissä on parhaita asiakaspalautteita vuoden varrelta herättämässä keskustelua ja fiilistä.
15.05–15.20 Juontaja juontaa itse itsensä lavalle, esittäytyy, esittelee tilaisuuden ja nostattaa tunnelman. Juontaa lavalle toimitusjohtaja Pekka Kaurasen, joka toivottaa tervetulleeksi.
15.20–16.15 Palveluakatemia esittäytyy ja jaetaan kaikki palkinnot. Juontaja juontaa koko homman. 13 kertaa: palkinnon esittely, perustelut, voittajan julkaisu fanfaarin kera & voittajan puhe. Lopuksi “Olette kaikki niin hyviä, että olisimme yhtä hyvin voineet vaikka arpoa palkinnon saajan – ja oikeastaan näinhän me teemmekin. Yhden teistä tuolin alla on tarra, ja hän voittaa viimeisen palkinnon.”
16.15–16.25 Leikkimielinen tietovisa Musiikkitalosta – voittajalle 1 x palkinto.
16.25–16.30 Wrap it up, kiitokset ja hurraukset.
16.30 -> Minglausta ja joulutoivotuksia, aikaa vaihtaa kuulumisia.
Tekniikka ja tarjoilut
Tekniset tarpeet:
Projisointi ja esityksen ajo tapahtuu teknikon toimesta
Näyttäviä valotilanteita, spotteja, kultaista sadetta seinille, kuvioita lattialle
Sisääntullessa taustamusiikkia, samoin ohjelman päättyessä
Mahtava fanfaari aina, kun palkinnon saaja julistetaan, merkitty teknikon aikatauluun *:llä
Dokumentoiva tallenne tilaisuudesta
Headset-mikki juontajalle
Kapulamikki muille puheille
Ei puhujamonitoria
Muut tarpeet:
Pukuhuone juontajalle
Vesikannu ja lasi juontajalle
Lavalle pystypöytä pokaaleille ja palkinnoille
Pyöreät pöydät ja matalat tuolit vieraille, jokaisessa pöydässä parhaita asiakaspalautteita vuoden varrelta
Juontokortit
Tarjoilut:
Kuohuvat sisääntulo-ovella
Buffet-pöytä
Jokaisessa pöydässä lisäksi popcornia
Kiertävä tarjoilija tekemässä juomatarjoilua
