Näin järjestät onnistuneen teematapahtuman

Kevät on täällä ja rajoitukset on purettu, nyt on loistava hetki järjestää elämyksellinen tapahtuma työyhteisölle! Jos mielikuvitus ei lähde ohjelman ja järjestelyjen suhteen heti lentämään, voi teeman keksiminen tapahtumalle olla avuksi. Kun teema on mietitty, on sen ympärille helpompi lähteä suunnittelemaan esimerkiksi tapahtuman koristeluja, aktiviteetteja sekä mahdollisia puhujia ja tehtäviä. 

Miten sitten voisi löytyä sopiva teema? 

Jos teemaa ei ole valmiina voi sitä lähteä hakemaan esimerkiksi jostakin yritykseen liittyvästä. Voisiko esimerkiksi joku yrityksen arvoista toimia teemana? YK:n kansainvälisiä teemapäiviä riittää lähes jokaiselle vuoden päivälle, on villinluonnonpäivä, jazzpäivä ja  metsäpäivä. Yk:n listauksesta voi tarkistaa osuuko sieltä jokin sopiva teema suunnittelemallenne päivämäärälle.

Teema voi liittyä myös johonkin ajankohtaiseen aiheeseen tai vuodenaikaan. Aina voi juhlia vappua tai kevään tuloa! Klassikkoteemoja ovat myös menneet vuosikymmenet ja vuosisadat esimerkiksi 20-luku tai keskiaika ja pop-kulttuurin aiheet esimerkiksi elokuvat, musiikki ja sarjakuvat. 

Käytännön järjestelyt

Tapahtumaa järjestettäessä kannattaa muistaa varata tila ja mahdolliset muut palvelut ajoissa. Erityisesti sesonkeina, kuten pikkujouluaikaan, tilat tapahtumille menevät todella nopeasti. Kun tila tapahtumalle on tiedossa voi järjestelyjä suunnitella tilan antamien mahdollisuuksien mukaan.

Meillä Musiikkitalossa lähes kaikki on mahdollista. Talossa on valmiina lavasteita, kuvaustekniikka, ammattimainen äänentoisto ja tietenkin ravintolapalvelut. Musiikkitalon lasiseinään on mahdollista saada yrityksen omat teippaukset ja juhlatilan voi valaista yrityksen tai teemaan sopivilla väreillä. 

Erilaiset kuvausseinät, eli valokuvien ja selfieiden taustana toimivat seinät ovat olleet suosittuja. Kuvauspisteelle voi jättää reksivisiittaa, hattuja, irtoviiksiä, naamioita jne. Kuvausseinällä voi olla esimerkiksi yrityksen logo tai muuta teemaan liittyvää kuvitusta. Tapahtumalle ja teemalle kannattaa valita värit jotka toistuvat valoissa, servieteissä, kukissa ja muussa koristelussa. Myöskään musiikkia ei kannata unohtaa, se on taattu tunnelman kohottaja! Tausta- ja väli musiikit kannattaa valita etukäteen ja jos mahdollista nekin voi sitoa teemaan. Soittolistan kokoaminen etukäteen kannattaa ja se onkin monelle mieluinen tehtävä. 

Oli kyseessä sitten rento tai virallisempi tapahtuma, voi teeman valitseminen tapahtumalle auttaa sekä ohjelman, koristelujen kuin tarjottavienkin suunnittelussa. Kun käytännön järjestelyt, kuten äänentoiston, tekniikan ja ruoan valmistamisen vielä jättää ammattilaisten käsiin on mukava päivä yhdessä taattu!

Alkoiko ajatus teematapahtumasta kutkuttamaan?