Tapahtumajärjestäjän painajainen on se, että kaikki on valmiina huippuluokan tilaisuutta varten: ruoka on katettu pöytiin, bändi soittaa, puhujat on bookattu – ja sitten tapahtumatila jääkin puolityhjäksi, kun kutsutut eivät tule paikalle. Lue vinkkimme siitä, miten vältät osallistujakadon tapahtumassasi.
Näin saat no-show’t minimiin
Laadi selkeä kutsu.
Kutsun tulisi herättää kiinnostus tapahtumaa kohtaan. Perustele kutsuttavalle, miksi tapahtuma saattaisi kiinnostaa juuri häntä. Anna tarkat tiedot tapahtumapaikasta ja -ajasta: mainitse tarkka osoite ja paikkakunta, kirjoita kutsuun selvästi tapahtuman päivämäärä vuosilukuineen. Kerro kutsuttavalle, miten hän voi osallistua tapahtumaan ja onko hänen valmistauduttava tilaisuuteen jollakin tavalla vai voiko hän vain saapua paikalle. Kerro myös tapahtuman luonne: onko kyseessä kutsujan tiloissa järjestettävä tapahtuma vai esimerkiksi webinaari. Lähetä heti ilmoittautumisvahvistus. Osallistuja haluaa laittaa tapahtuman kalenteriinsa, ja mikäli välitöntä vahvistusta ei tule, asia unohtuu ja no-show’n riski kasvaa. Vahvistukseen kannattaa merkata myös yhteyshenkilön puhelinnumero, johon osallistuja voi soittaa eksyessään. Yhteyshenkilön tulee olla paikan päällä, jotta hän voi johdattaa harhailevan osallistujan tapahtuman keskelle tarvittaessa vaikka kädestä pitäen.
Tee myös peruutuksesta vaivatonta. Pyydä jokaisessa viestissä osallistujaa peruuttamaan osallistumisensa esteen sattuessa. Kerro, että peruuttaminen on aivan hyväksyttävää, kunhan sen muistaa tehdä tiettyyn päivämäärään mennessä. Koska peruuttaminen koetaan usein kiusalliseksi ja sitä halutaan vältellä viimeiseen asti, madalla peruuttamisen kynnystä. Tarjoa osallistujalle esimerkiksi linkki, jonka kautta peruuttaminen hoituu parilla klikkauksella ilman henkilökohtaisia meilejä ja puhelinsoittoja.
Mieti, olisiko tapahtumasi sittenkin maksullinen. Lipunmyynti pienentää no-show’ta, sillä edullisenkin lipun ostaminen tarkoittaa osallistujan taloudellista sitoutumista tapahtumaan.
Sisältö on tärkein!
Panosta kiinnostaviin aiheisiin ja hyviin puhujiin, sillä jos tapahtuman sisältö ei kiinnosta osallistujaa ei hän jaksa tulla paikan päälle. Mieti tapahtuman runko, ohjelma, puhujat/esiintyjät ja kerro tapahtuman markkinoinnissa näistä selvästi.
Muista muistuttaa tapahtumastasi!
Pelkkä kalenterimuistutus ei useinkaan riitä, kannattaa muistuttaa vieraita useammin ja muillakin tavoilla kuin vain kalenterikutsun kautta. Lähetä osallistujille esimerkiksi tekstiviestimuistuksia tapahtumasta. Anna muistutuksissa ohjeet miten päästä paikan päälle, kerrotaan ajankohta, toivotetaan tervetulleeksi ja kerrotaan esim. tarjoiluista.
Ruoka houkuttelee aina.
Tarjoile vieraillesi syötävää ja juotavaa! Esimerkiksi aamiainen tapahtuman alkuun houkuttelee saapumaan paikalle.
Tunne vieraasi!
Lähesty tapahtumaa vieraidesi näkökulmasta: milloin on heille sopiva aika (esim. ravintola-alalla maanantait ovat parhaita päiviä), mistä he ovat kiinnostuneita, millainen tapahtuma sopii juuri heille. Pidä nämä mielessäsi tapahtumaa järjestäessäsi.
Järjestä yritystapahtuma Helsingissä – Musiikkitalossa!
Musiikkitalon upeat tapahtumatilat taipuvat kaikenlaisten yritystapahtumien näyttämöksi. Meiltä saat kattavat tapahtumatuotannon palvelut aina tapahtumasuunnittelusta, toimivasta tekniikasta ja ravintolapalveluista lähtien.
